هیات مدیره که لایحه اصلاح قانون تجارت به مسامحه آن را مکرراَ “مدیران” نیز می نامد، رکن اداره کننده شرکت سهامی بوده و دارای اعضای اصلی و علی البدل می باشد و تعداد آنها را اساسنامه تعیین می کند؛ ولی به تصریح عبارت اخیر ماده ۱۰۷ لایحه مزبور، عده اعضای (اصلی) هیات مدیره در شرکت سهامی عام، نباید از پنج نفر کمتر باشد
به گزارش توانانیوز، .هیئت‌مدیره یک شورا متشکل از اعضای انتخاب‌شده یا انتصاب‌شده است که سیاست‌گذاری و تصمیم‌گیری کلان شرکت ها و سازمان ها را بر عهده دارند. یکی از وظایف اصلی هیئت‌مدیره انتصاب مدیرعامل و نظارت بر عملکرد وی است
صورتجلسه هیئت مدیره شرکت تجاری :
۱_براي هر يك از جلسات هیئت مديره باید فهرستی حاوي نام اعضاي حاضر و غائب با قید تاريخ و ساعت تشکیل جلسه تنظیم شود و به امضا مديران حاضر در جلسه برسد.
۲_پس از تشکیل جلسه، تصمیمات اتخاذي و خلاصه اي از مذاكرات نیز مکتوب شده و به امضاي مديران حاضر برسد.
۳_نظر هر يك از اعضاي هیئت مديره كه با تمام يا بعضي از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشند بايد در صورتجلسه قید شود تصمیمات اکثریت حاضر در جلسه برای مخالفین لازم الاجراست.
۴_عدم امضاي صورتجلسه از سوي هريك از مديران حاضر به منزله مخالفت با تصمیمات آن جلسه مي باشد.
۵_پیش از جلسه هیئت مدیره تاريخ، ساعت و محل تشکیل جلسه و همچنین دستورات هريك از جلسات هیئت مدیره بايد از طريق مکاتبه و يا به صورت الکترونیك و قابل استناد به اطلاع تمامي اعضای هیئت مدیره برسد.
لزوم امضاء اعضا در همان جلسه
۶_صورتجلسه هیئت مدیره نباید به صورت دستگردان تنظیم و امضا شود بلکه می بایست در همان جلسه، تنظیم شده و به امضا اعضای حاضر برسد.
۷_بلحاظ شکلی، بهتر است صورتجلسه هیئت مدیره در سربرگ شرکت تنظیم شود و دارای تاریخ و شماره باشد.
۸_بهتر است برای هر جلسه نوبت آن نیز ذکر شود مثلاً اگر جلسه برگزار شده در سال ۱۴۰۳ نخستین یا دهمین جلسه هیئت مدیره می باشد در متن صورتجلسه هیئت مدیره ذکر شود که این جلسه مثلاً نخستین یا دهمین جلسه هیئت مدیره در سال ۱۴۰۳ می باشد.
بخش های صورتجلسه هیئت مدیره
صورتجلسه هیئت مدیره شرکت باید سه بخش اصلی داشته باشد:
بخش نخست: دستور جلسه هیئت مدیره که در مورد آن باید اعضای هیئت مدیره همفکری کنند.
بخش دوم: خلاصه مذاکرات و نظرات مطروحه در آن جلسه هیئت مدیره
بخش سوم: مصوبات نهایی جلسه و شرح آن و نظر فرد یا افراد مخالف نسبت به مصوبه مذکور
۱۰_ بهتر است صورتجلسه هیئت مدیره شرکت بیش از ۳ تا ۵ صفحه نباشد.
۱۱_بهتر است صورتجلسه هیئت مدیره شرکت به تعداد اعضای هیئت مدیره به اضافه سه نسخه تنظیم گردد.
نسخه اول : بایستی در بایگانی مصوبات هیات مدیره شرکت نگهداری گردد. نسخه دوم : برای ارایه به مراجع ذیربط (همانند اداره ثبت شرکت ها) در موارد لزوم در نظر گرفته شود.
نسخه سوم : نیز بعنوان نسخه اضافی و احتیاطی در بایگانی مصوبات هیئت مدیره شرکت نگهداری شود.
۱۲_رئیس هیئت مدیره شرکت، مسئول اصلی صحت مندرجات و صحت امضای صورتجلسات هیئت مدیره می باشد.
لذا صورتجلسه هیئت مدیره باید با نظارت رئیس هیئت مدیره یا قائم مقام ایشان امضاء گردد. البته مسئولیت رئیس هیئت مدیره جهت نظارت بر امضاء اعضای هیئت مدیره می باشد و به هیچ وجه مانع مسئولیت کیفری فرد جعل کنند امضاء نمی شود.
انتخاب هیات مدیره در صلاحیت مجمع عمومی عادی است.ولی اولین هیات مدیره را در بدو تاسیس شرکت، مجمع عمومی موسس انتخاب می کند. چون در شرکت سهامی خاص، تشکیل مجمع عمومی موسس الزامی نیست
نویسنده :حسین کریمی
وکیل پایه یک دادگستری
